01Identificación del responsable

El responsable del tratamiento de los datos personales es:

02Marco normativo

Esta política se expide en cumplimiento de:

• Los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia.
• La Ley Estatutaria 1581 de 2012, sobre protección de datos personales.
• El Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulos 25 y 26 (que compila el Decreto 1377 de 2013).
• La Ley Estatutaria 1266 de 2008 y sus modificaciones (Ley 2157 de 2021), sobre datos financieros, crediticios y comerciales.
• Las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y de la Superintendencia de la Economía Solidaria.

03Definiciones

Titular

Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público

Dato que no es semiprivado, privado ni sensible; por ejemplo, el estado civil, la profesión u oficio y la calidad de comerciante o servidor público.

Dato semiprivado

Dato cuyo conocimiento interesa al titular y a cierto grupo de personas, como los datos financieros y crediticios.

Dato privado

Dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.

Dato sensible

Dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud, biométricos, origen racial, orientación política, convicciones religiosas o pertenencia a sindicatos.

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento.

Tratamiento

Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Encargado del tratamiento

Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.

Transferencia y transmisión

La transferencia es el envío de datos a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento. La transmisión es la comunicación de datos a un encargado para que los trate por cuenta del responsable.

04Principios

FONDEANI aplica en todo tratamiento los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: el tratamiento se sujeta a la ley.
• Finalidad: obedece a una finalidad legítima que se informa al titular.
• Libertad: solo se realiza con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta y actualizada.
• Transparencia: el titular puede obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
• Acceso y circulación restringida: solo acceden las personas autorizadas.
• Seguridad: se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos.
• Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento guardan reserva de la información.

05Datos que recolectamos

Según la relación con FONDEANI, podemos tratar:

• Identificación: nombres, apellidos, tipo y número de documento, fecha y lugar de nacimiento, firma.
• Contacto: dirección, ciudad, teléfono, celular y correo electrónico.
• Laborales: entidad empleadora, cargo, tipo de vinculación, salario y fecha de ingreso.
• Financieros y crediticios: aportes, ahorros, créditos, capacidad de pago, descuentos de nómina, cuentas bancarias e información de centrales de riesgo.
• Familiares y beneficiarios: datos de cónyuge, hijos y beneficiarios de seguros o auxilios.
• Navegación: dirección IP, tipo de navegador y páginas visitadas, según la Política de Cookies.
• Solicitudes: la información que el titular incluya en peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, felicitaciones, denuncias y reportes a la Línea Ética.

06Finalidades del tratamiento

Asociados y exasociados

• Gestionar la vinculación, el retiro y la actualización de datos.
• Administrar aportes sociales, ahorros y depósitos.
• Estudiar, aprobar, desembolsar, cobrar y recuperar créditos, incluido el descuento por nómina.
• Consultar, reportar y actualizar información en centrales de riesgo, conforme a la Ley 1266 de 2008.
• Gestionar seguros, auxilios, convenios y programas de bienestar, educación, salud y recreación.
• Convocar y realizar asambleas, elecciones y demás actos de participación democrática.
• Cumplir el Sistema de Administración del Riesgo de LA/FT/FPADM (SARLAFT), lo que incluye la consulta en listas restrictivas y los reportes a la UIAF.
• Atender requerimientos de la Superintendencia de la Economía Solidaria, la DIAN y demás autoridades.
• Enviar información institucional, estados de cuenta, novedades y beneficios por medios físicos o electrónicos.
• Realizar encuestas de satisfacción y estudios estadísticos.

Solicitantes de PQRSFD y Línea Ética

• Radicar, tramitar, investigar y responder la solicitud o el reporte.
• Comunicar el número de radicado, el estado y la respuesta.
• Generar estadísticas e informes de gestión sin datos que identifiquen al titular.

Proveedores, contratistas y empleados

• Gestionar la relación contractual o laboral, los pagos y las obligaciones tributarias.
• Verificar antecedentes y listas restrictivas en el marco del SARLAFT.

Visitantes del sitio web

• Operar el sitio, la Sucursal Virtual y el simulador de crédito.
• Medir el uso del sitio para mejorarlo, solo con el consentimiento del visitante.

07Datos sensibles y de menores de edad

Los datos sensibles (por ejemplo, información de salud requerida por aseguradoras para seguros de vida) solo se tratan cuando el titular lo autoriza de forma explícita o cuando la ley lo permite.

Los datos de niñas, niños y adolescentes (por ejemplo, hijos beneficiarios) se tratan respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, con autorización de su representante legal y, cuando sea posible, teniendo en cuenta su opinión.

08Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante FONDEANI.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales. La supresión no procede si existe un deber legal o contractual de conservar la información, por ejemplo mientras haya obligaciones crediticias vigentes.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.

09Deberes de FONDEANI

Como responsable, FONDEANI se compromete a:

• Garantizar al titular el ejercicio pleno y efectivo del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la autorización.
• Informar al titular la finalidad de la recolección y sus derechos.
• Conservar la información con medidas de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Actualizar y rectificar la información cuando sea procedente.
• Tramitar las consultas y reclamos en los términos de ley.
• Informar a la SIC sobre violaciones a los códigos de seguridad y riesgos en la administración de la información.

10Autorización

FONDEANI obtiene la autorización del titular a más tardar al momento de recolectar sus datos, por cualquier medio que permita su consulta posterior: formatos físicos, formularios web con casilla de aceptación, correo electrónico o conductas inequívocas del titular.

No se requiere autorización cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones o por orden judicial, de datos de naturaleza pública, de casos de urgencia médica o sanitaria, de tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, o de datos relacionados con el Registro Civil.

11Consultas y reclamos

Canales

• Formulario de PQRSFD en fondeani.com/contacto, seleccionando el tipo “Protección de datos”.
• Correo electrónico: contacto@fondeani.com.
• Formulario de PQRSFD en fondeani.com/atencion/pqrsfd.php.

Consultas

Se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no es posible atenderlas en ese plazo, se informará al interesado el motivo y la fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos

Para corregir, actualizar o suprimir datos, o cuando se advierta un incumplimiento, el titular puede presentar un reclamo con su identificación, la descripción de los hechos, la dirección de respuesta y los documentos que quiera hacer valer.

• Si el reclamo está incompleto, se pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Si pasan dos (2) meses sin que se presente la información, se entenderá que se desistió del reclamo.
• Una vez recibido completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
• El término máximo de respuesta es de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, previo aviso al interesado.

12Área responsable

La atención de peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales está a cargo de la Gerencia y el Oficial de Cumplimiento, a través de los canales indicados en la sección anterior.

13Transferencia y transmisión de datos

FONDEANI puede transmitir datos a encargados que le prestan servicios, como proveedores de software y alojamiento web, aseguradoras, entidades de recaudo, centrales de riesgo, revisoría fiscal y asesores. En esos casos suscribe contratos de transmisión que obligan al encargado a cumplir esta política.

Cuando la información se aloje o se transmita fuera de Colombia (por ejemplo, en servicios en la nube), solo se hará hacia países con niveles adecuados de protección según la SIC, o con las garantías previstas en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

14Seguridad de la información

FONDEANI adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos. Entre ellas: conexión cifrada (HTTPS), control de acceso por usuario y contraseña, perfiles con mínimo privilegio, copias de seguridad y acuerdos de confidencialidad con empleados y proveedores.

Los reportes de la Línea Ética se almacenan con acceso restringido al personal designado para su gestión.

15Línea Ética y reportes confidenciales

Los reportes recibidos por la Línea Ética pueden presentarse de forma anónima. Cuando el reportante se identifica, FONDEANI mantiene la reserva de su identidad y solo la revela cuando una autoridad competente lo exija.

Los datos de las personas mencionadas en un reporte se usan únicamente para verificar los hechos y adoptar las medidas que correspondan.

16Vigencia de las bases de datos

Los datos se conservan mientras sean necesarios para las finalidades descritas y durante los términos que exijan las normas contables, tributarias, de SARLAFT y de la economía solidaria. Cumplidos esos plazos, se suprimen o anonimizan.

17Vigencia y modificaciones

Esta política fue aprobada por la Junta Directiva y rige desde el 24/05/2026.

Cualquier cambio sustancial se comunicará a los titulares antes de su implementación, a través del sitio web o del correo electrónico registrado.

Cuando FONDEANI cumpla los requisitos del Decreto 090 de 2018, inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la SIC.